Nar lagring och radering galler och vad du gor harnast

Lagring och radering galler nar ett SaaS-team samlar in, lagrar, kopierar, exporterar, analyserar, arkiverar eller tar bort personuppgifter. Det handlar inte bara om formella erasure requests. Det galler ocksa vid churn, stangda supporttickets, offboarding, integrations, product logs och backup cycles.

Enligt GDPR ska personuppgifter lagras sa kort tid som mojligt for andamalet, med tidsgranser for radering eller review. Operationellt maste teamet veta vilka system som ar i scope, vem som beslutar, vilken action som sker, vilket undantag som galler och vilket evidence bevisar execution.

Nar det galler i SaaS

Det borjar nar ett workflow skapar eller tar emot personuppgifter och fortsatter tills data raderas, anonymiseras, begransas, arkiveras med skäl eller loper ut genom dokumenterad lifecycle. Onboarding, features, vendors, account closure, tickets, disputes, legal holds, customer diligence, exports och backups ar kontrollpunkter.

Nar svaret varierar

All data ska inte raderas pa samma satt. Vissa data ska raderas snabbt, andra anonymiseras, andra sparas for skatt, fraud, security, contract eller legal claims, och andra tills backup expiry. Beslutet ska tas per datakategori och system.

Steg 1: data och andamal

Borja med kategorin: account data, authentication, product events, support, billing, security logs, kandidater, vendors och reports kan ha olika andamal. Fraga vilket andamal som motiverar processing, vilka system som innehaller data och om mindre eller anonym data racker.

Steg 2: trigger

En period fungerar inte utan start event. Exempel ar contract termination, workspace closure, final invoice, ticket closure, applicant rejection, offboarding, incident closure, legal hold release, vendor termination eller backup rotation. Triggern ska ge samma datum for alla team.

Steg 3: action

Action kan vara hard deletion, scheduled purge, anonymisering, restriction, archive, suppression record, vendor deletion, backup expiry eller retention under dokumenterat undantag. Customer promises maste matcha teknisk verklighet.

Steg 4: owners

Definiera owners for regeln, systemet eller vendorn, trigger detection, action, exception approval, communication och evidence. Modellen kan vara latt, men maste vara tydlig fore audit, customer review eller launch.

Steg 5: evidence

Evidence kan inkludera rule, system map, request, approval, deletion log, anonymisation output, vendor confirmation, backup note och completion date. Policy visar intention; evidence visar execution.

Vad du gor harnast

Valj ett workflow med verkligt tryck: account closure, erasure request, supporttickets, kandidater eller vendor offboarding. Lista data och system, skriv triggern, definiera actions och exceptions, tilldela owners, testa ett exempel och spara evidence. Upprepa sedan.

FAQ

Vad ar det praktiska syftet?

Att behalla personuppgifter bara med motiverat andamal eller obligation, och sedan radera, anonymisera, begransa, arkivera eller reviewa via ett kontrollerat workflow.

Nar galler det SaaS-team?

Nar de samlar in, lagrar, kopierar, exporterar, analyserar, arkiverar eller raderar personuppgifter, inklusive product, support, billing, logs, vendors och backups.

Vad ska dokumenteras forst?

Ett high-risk workflow: kategorier, system, trigger, owner, action, exceptions och evidence.