Privacy by Design Checkliste fur Founder und Compliance Leads

Privacy by Design wird praktisch, wenn Founder und Compliance Leads es vor dem Launch als Checkliste nutzen. Prufen Sie Zweck, Datenkategorien, Notwendigkeit, Defaults, Zugriff, Anbieter, Aufbewahrung und Nachweise. So wird Artikel 25 DSGVO zu einem wiederholbaren Produktprozess statt zu einem spaten juristischen Review.

Checkliste

1. Bestatigen Sie den Verarbeitungszweck und lehnen Sie Felder ab, die nur vielleicht spater nutzlich sein konnten.

2. Listen Sie alle personenbezogenen Daten, einschliesslich Logs, Support-Anhange, Analytics, Exporte, Backups, KI-Daten und nachgelagerte Kopien.

3. Prufen Sie Datenminimierung: Kann ein Feld optional, maskiert, aggregiert, pseudonymisiert oder spater erhoben werden?

4. Setzen Sie schutzende Defaults: Integrationen aus, Sichtbarkeit eng, Exporte begrenzt, interne Adminrechte rollenbasiert und Aufbewahrung vor der Erhebung definiert.

5. Mappen Sie Berechtigungen fur Kundenrollen, interne Teams, Notfallzugriff und Anbieter. Breiter Zugriff braucht eine dokumentierte Begrundung.

6. Eskalieren Sie bei sensiblen Daten, Kindern, Profiling, automatisierten Entscheidungen, KI, Transfers, breiter Sichtbarkeit oder ungewohnlicher Wiederverwendung.

7. Prufen Sie Vendoren und Downstream-Systeme: DPA, Subprozessoren, Transfers, Retention, Loschung, Backups und Nachweise.

8. Speichern Sie Release-Nachweise: Review Record, Zweck, Datenmap, Default-Tests, Zugriffsnachweis, Vendor Review, Retention-Entscheidung und Follow-ups.

9. Offnen Sie den Record nach dem Launch erneut, wenn Felder, Defaults, Anbieter, KI-Nutzung, Rechte oder Kundenversprechen geandert werden.

FAQ

Privacy by Design gilt, wenn ein Produkt, Workflow, Anbieter, internes Tool oder Analytics-System personenbezogene Daten verarbeitet. Der grosste Fehler ist, es als einmalige Rechtsauslegung zu behandeln statt als Workflow mit Ownern, Triggern und Evidenz.